零基礎專案管理的部落格紀錄，來到第三次的會議，一個小周末(2024/12/27)的上半夜，依樣畫葫蘆和我依舊努力地爬著上課講義，回憶講師上課的內容和講解，希望可以產出一份對應得上講師認真講解的「範疇說明書」，看似容易，卻也在某些定義和共識上小小地卡關。我努力回想明明開過「蒐集關係人需求」和「專案啟動書」的兩次會議，應該相當明白雙方的需求，也了解共同的目標，怎麼我倆還是陷入抓頭燒腦的狀況？
為什麼要制定專案範疇說明書？
講師在課程期間不斷強調，一個專案新手，要著重在三個最重要的知識領域是「範疇」、「時間」及「成本」。但為什麼範疇這麼重要？在零基礎專案管理：專案啟動書提到過，在專案執行的時候，常落入的盲點，其一是專案鍍金，其二是太模糊的目標。為了確保專案只包含必要的工作，並避免範疇蔓延，所以必須將為達成專案目標的各項工作加以界定。同時，我發現範疇說明書也包含了剩下的專案知識領域的整合。
如何撰寫一份範疇說明書？
簡單地收斂成三個步驟：
步驟一：蒐集利害關係人需求及相關訊息
先與利害關係人進行會議和訪談，了解每一個相關方的期望和需求。尤其是高階主管、客戶和最終使用者的要求。課程中講師提到，根據Standish Group的調查，高階主管的支持、使用者/客戶的參與、有經驗的專案經理三大影響專案成功的因素，就高達48%。所以，利害關係人分析是專案啟動前的重要活動！
步驟二：定義專案目標和範疇
- 設定專案目標：運用SMART原則，設定明確的專案目標。其實，這件事情在專案啟動書(專案章程)就已起跑。
- 確定範疇邊界：列出專案中必要的工作包及交付標的。
步驟三：撰寫範疇說明書
專案範疇說明書，重點包含：
- 產品/專案範疇：產品之特性與功能。
- 驗收原則：各種特性與功能的檢驗標準
- 產出物：專案過程中產出之產品、服務、計畫書、文件等。
- 專案範疇：完成專案必須做的所有工作。
- 限制：專案需遵守的限制條件。
- 假設：可能導致專案無法執行的風險。
對於兩個專案新手，撰寫一份專案範疇說明書一點都不簡單。即使在蒐集利害關係人需求及專案啟動書大架構下進行充分對話，我們仍花了相當的時間產出這份文件，若要分析真因，看來我們還是陷入規劃上的的痛點。
練習：避免模糊的目標和專案鍍金
當我們輸出範疇說明書時，如果發生專案鍍金而範疇蔓延時，該怎麼辦麼？以下是3次對話時，我們採取的方法。
- 狀況1：「內化課程內容」這個產品是抽象的。面對「無形的特性及功能」，我們把自身能力當成是商品來思考，當完成專案時，我們的能力比上課前更扎實，即可達成目標。類似產品或服務升級的概念。
- 狀況2：講師授課的內容，含金量滿滿，每個步驟都想練習一次。同時，我們也曾想將其他目標(例如閱讀目標)專案的狀況。該如何解決想做的太多，時間和精力卻太少的問題？我們採取不斷回到專案目標檢視的方法，將工作的任務環繞這目標進行討論。當把專案目標放在眼前時，篩選掉不必要的工作，就變簡單多了。
- 狀況3：如何確認無形的產品？解決方法是無形商品有形化，這也是我們嘗試部落格的原因。
練習：專案範疇說明書
| 項目 | 定義 | 範疇說明書 |
| 專案目標 | 在2025年底前，將專案人員培訓班所學到的專案流程，逐步完成每個流程步驟，並在個人部落格上發布至少6篇相關文章，以確保課程知識能夠內化，並展現學習成果。 | |
| 產品範疇說明書 （特性與功能） | 產品之特性與功能 | 1、陪跑員（問題小姐/ 依樣畫糊蘆）透過熟悉不同平台及工具，達到提升輸出能力及增加產出效率的目的。 2、依照專案管理人員培訓班手冊，複習專案流程且運用在部落格上。 3、發佈至少6篇文章 |
| 產出物驗收原則 | 各種特性及功能之檢驗標準 | 1、於部落格上發佈至少6篇文章，並學習運用6種工具。 2、運用AI 應用程式來發想或檢查文章。 3、由陪跑員進行審核，並以對方可接受為前提，進行文章修改。 |
| 專案範疇 （專案邊界） | 完成專案必須做的所有工作，以里程碑顯示 | 1、工作包架構圖（心智圖） 2、專案產出計劃期程（甘特圖） 3、專案預算表 4、專案月檢討改善報告 5、專案結案報告 |
| 產出物 | 專案過程中產出之產品、服務、計畫書、文件。 | 1、會議記錄 2、文章驗收記錄（陪跑員互相承認表） 3、執行追踨表 4、AI點檢表 5、部落格上有6篇專案文件 6、預算表 |
| 專案限制 | 1. 範圍：內化專案管理流程的知識，提升輸出能力。 2. 時間：2025年底前，發布至少6篇以交付標的為內容的文章。 3. 成本：NTD 12,000 4. 品質：每篇文章，必須含有交付標的，並增加至少1個新的部落格撰寫的新工具/技巧。 5. 滿度度：流量紀錄（google 分析） | |
| 專案假設 | 風險：陪跑員無法出席例行性會議，導致部落格文章無法如期發佈。 |
以上便是我們嘔心瀝血的範疇說明書，即使抓頭燒腦，卻因不斷溝通和練習的過程，而對專案的執行流程，更加熟悉。
專案範疇說明書比起專案啟動書，更細緻也明確地載明了專案期間必須執行的工作任務、產出物及驗收標準等資訊。就像是一艘有明確方向的船，即使在無邊際的海上，每個船員仍可以判斷自己的工作是否可以讓這艘船保持在正確的航道。
依樣畫葫蘆和我的初心，是藉部落格這樣的平台，好好地複習所學。所以，文章的內容都是依樣畫葫蘆和我一步一腳印的複習，再這些過程一字字落在鍵盤上，雖然，偶有燒腦辛苦之感，但如果這些專案的基本概念和表單，可以分享給像我們的初階專案人員，那豈不更加美好？