2024/12/06 依樣畫葫蘆和我如期完成「蒐集利害關係人需求」的練習，我們就準備正式開啟「零基礎專案管理」的專案囉！先讓我們簡單地淺談「專案啟動書」。
在課程中講師亦將「專案啟動書」稱之為「發展章程」，站在我的角度看來，它就像是一張昭告天下的皇帝諭旨。試想一個專案經理人若可以手握皇命昭書，辦起事來豈不順暢許多？為什麼我說這份可能沒多少字數的佈達通知，有如皇帝諭旨，因為除了「專案啟動書」囊括了整個專案的重要訊息，更重要的是，「專案啟動書」確立了最高權限者的授權。沒錯！就是那發起人的簽名，賦予了專案啟動的正當性！
專案啟動書的定義
專案啟動書（Project Charter）或發展章程是一份正式文件，用於批准和正式啟動一個專案。它由專案贊助者或管理層簽署，並概述專案的目的、目標、範圍、資源、主要專案成員以及專案經理的職權範圍。
專案啟動書的關鍵內容
專案啟動書的主要目的是為專案提供明確的方向和管理框架，確保參與的專案成員對專案目標、範圍和期望有共同的理解和承諾。
- 專案名稱：專案的名稱。
- 專案目的：概述專案的願景及利益。
- 專案目標：具體、可衡量的專案目標及其達成標準。
- 專案描述：詳細介紹專案的啟動背景。
- 高階需求：描述專案最重要的目標和預期成果。
- 限制與假設：確立專案需遵守的限制條件及可能導致專案無法執行的風險。
- 專案經理及其職權範圍：指定專案經理，明確其職權和責任。
- 發起人：專案啟動書的批准人、日期及其簽名。
由於，依樣畫葫蘆和我都是本次專案的發起人，所以，專案啟動書的內容便由兩人共同編寫。基於我倆對於發起本次練習的背景足夠熟悉，所以會議上多聚焦在專案目標、限制及假設的討論上。
練習：避免專案範疇的毒藥
依樣畫葫蘆和我在定義相關範疇的時候，除了環繞著SMART原則，並反覆檢視內容，避免落入老師提醒的盲點，畢竟這些盲點正是專案範疇的毒藥。最終，我們產出了一份具有明確目標及清楚量化的章程。
- 毒藥1：忘了辨識「必要」、「想要」還是「最好有」，追求讓專案或產出更完美，導致專案鍍金的結果。
- 毒藥2：不明確的目的及太模糊的目標。
練習：編寫專案啟動書(發展章程)
這份「專案啟動書」依SMART原則撰寫，內容中涉及的時間及成本等資訊，也都經過兩人評估，確保其可操作性，也避免我們兩個陪跑員，哪一個先投降落跑。雖然，這個最大風險並沒有被寫入章程中，但我倆心知肚明，這可是專案失敗的最大風險呢！
若以正面的角度來看，「專案啟動書」明確了整個案子的願景和利益，讓專案團隊有明確的方向和目標。但在實務上，或許「專案啟動書」也可以說是專案經理讓專案團隊成員奉旨行事的尚方寶劍了！
但是，依樣畫葫蘆和我所制定的章程，其實已經超越了「專案啟動書」表面的定義。它比較像是我們共同的承諾，我相信一個專案的成敗，不只是順利的完成或結案，更是一起邁向終點的過程，是否覺得開心。